Режим работы:

по будням с 9.00 до 18.00

г. Москва, metro Сокольники

phone +7(495)781-35-74

russiaДОСТАВКА ПО ВСЕЙ РОССИИ

russiaДОСТАВКА ПО ВСЕЙ РОССИИ

05.04.2006

Общеизвестно, что только за счет улучшений в организации труда любое предприятие может значительно повысить эффективность своей деятельности. Значительные резервы повышения производительности труда госслужащих скрываются за возможностью уменьшения количества времени, которое обычно требуется для поиска нужной информации, а также для совместной работы над данными и документами.Задачу эффективного управления рабочей нагрузкой служащих за счет применения современных информационных технологий решает система управления электронным документооборотом, которую компания Hewlett-Packard разработала с учетом специфики трудовой деятельности госслужащих.

Система управления документами, разработанная НР, помогает:

  • совместно использовать и эффективно управлять передачей документов между различными отделами;
  • интегрировать управление документами в стандартную рабочую среду служащих;
  • создавать «безбумажную» связь с гражданами и осуществлять электронную обработку файлов.


Офис сенатора Кеннеди

Устройства HP Digital Sender 9100c и программное обеспечение HP Autostore позволили сотрудникам офиса сенатора Кеннеди эффективно классифицировать и хранить корреспонденцию избирателей, экономя при этом 100$ в день.Динамичная природа нашего правительства, возможно, является одной из причин того, что оно остаётся таким сильным. Оно способно изменяться и побеждать не только проблемы, время и политику, но и технологию.Как старший сенатор штата Массачусетс, Эдвард Кеннеди представляет штат, чрезвычайно насыщенный технологиями. Сенатор последовательно требует, чтобы его офис был на переднем крае технологии и благодаря этому эффективно удовлетворял потребности избирателей, справлялся с вопросами безопасности и обрабатывал огромное количество бумажных документов и корреспонденции.В обязанности Нгози Пола, администратора и менеджера систем, входит выполнение пожеланий сенатора в указанных областях. Пол описал свои задачи так: «Большая часть наших бумаг — это корреспонденция, обращаться к которой мы должны либо сразу, либо, в случае необходимости, в любой другой момент. Я считаю, что только технология даст возможность офису сенатора Кеннеди работать более эффективно и производительно, что позволит сенатору лучше знать проблемы своих избирателей».

корреспонденция от избирателей и коллег

От избирателей и коллег ежедневно приходят сотни единиц корреспонденции. «Мы хотели найти способ перевести эти бумажные документы в электронный файлы, чтобы обрабатывать их с помощью существующей системы управления документооборотом, — прокомментировал Пол. — Поэтому мы начали пользоваться системой обработки корреспонденции InterTrac от компании Computer Works (г. Олбани, штат Нью-Йорк), созданной на основе Lotus Notes».Пол понял, что офису требуется система сканирования и оптического распознавания символов (OCR), которая позволит хранить документы в системе InterTrac и обращаться к ним как к электронным файлам.Он объяснил это так: «Мне нужно было сканировать письмо очень точно, чтобы в распечатанном виде оно выглядело точно так же, каким было на момент вскрытия конверта. Кроме этого, мне была нужна мощная система OCR, чтобы мы могли искать в базе данных интересующие нас фрагменты текста в документах».

большие требования к производительности аппаратного и программного обеспечени

Опробовав несколько настольных сканеров, и убедившись, что ни один из них не удовлетворяет высоким требованиям к производительности, Пол нашёл компанию Notable Solutions, Inc. (NSi), которая порекомендовала ему решение HP AutoStore и HP Digital Sender 9100C. «Сетевое устройство HP Digital Sender мне понравилось тем, что связь с ним поддерживается по протоколу IP. Это позволяет мне установить в офисе выделенную станцию сканирования, которая не связана с ПК», — заметил Пол. — «Устройство Digital Sender преобразует бумажный документ в электронный и добавляет архивную информацию, которую затем можно обрабатывать на сервере».Программное обеспечение HP AutoStore позволяет офису сенатора быстро группировать данные во входном интерфейсе устройства HP Digital Sender. Пол пояснил: «Он запрограммирован на различные типы документов, а человеку остаётся лишь выбрать нужный тип документа и отсканировать его. Остальную часть работы берёт на себя программное обеспечение. Это серьезно упрощает работу сотрудников офиса и экономит 100$ в день на зарплате операторов, которые раньше вводили данные вручную».Далее он продолжил: «Если есть такие документы, которые я хочу отсканировать, но не собираюсь заносить их в базу данных Lotus Notes, например, вырезки из газет, то после сканирования я могу нажатием всего лишь одной кнопки разослать их по предварительно определённому списку адресов электронной почты. Возможности безграничны! Специалисты компании NSi работали и продолжают работать вместе с нами над тесной интеграцией HP AutoStore с InterTrac — это работает так хорошо, что мы можем обрабатывать бумажные документы более эффективно. Задачи, на которые раньше приходилось тратить по четыре часа, теперь выполняются за два часа, потому что данные легко доступны в электронном формате».

новый доступ — после сибирской язвы в почте

Сенатор Кеннеди также увидел непредвиденное преимущество во время паники, возникшей после 15 октября 2001 года из-за сибирской язвы, когда сотрудники вынуждены были эвакуировать офисы. «При постоянной угрозе Америке со стороны террористов, такая система стала обязательной, чтобы обеспечить непрерывную работу», — вспоминал Пол. — «Если это повторится, то к электронным документам, хранящимся в нашей центральной базе данных, мы сможем обращаться дистанционно, продолжая работу во временных помещениях. Я хочу добиться того, чтобы мы могли обращаться к документам быстро и работать с ними в режиме реального времени в любом месте!» «нам пишут…» В настоящее время в офисе сенатора Кеннеди есть два устройства HP Digital Sender 9100C, а в ближайшем будущем планируется добавить два многофункциональных продукта HP LaserJet 4100mfp. Офис ежедневно сканирует до 150 запросов и 100 прочих единиц корреспонденции, причем во многих случаях производительность увеличилась на 100 процентов. Пол продолжает вносить усовершенствования, добавляет новые типы документов и категории писем в базу данных и устройство Digital Sender. «HP AutoStore позволяет мне динамически добавлять категории по мере изменения ситуации в мире», — добавил он.

держать руку на пульсе событий

Кроме того, что мы повысили эффективность и производительность офиса, сенатор Кеннеди лично выиграл от внедрения HP Digital Sender. Пол пояснил: «Устройства HP Digital Sender с ПО HP AutoStore стали для нас очень полезны. Я могу в режиме реального времени получать данные о количестве поступающей корреспонденции, времени ее поступления и маршруте ее доставки. Это решение позволяет сенатору быстро находить нужную корреспонденцию по важным вопросам. Он буквально может держать руку на пульсе событий и точно представлять себе настроения его избирателей. Ведь в этом и заключается весь смысл его работы!»

Получайте новости с QuickScan на почту: